如何加強采購數(shù)據(jù)收集、使用和維護

【他山之石】

如何加強采購數(shù)據(jù)收集、使用和維護

透明度要求和數(shù)字解決方案的實施產(chǎn)生了由采購人和供應(yīng)商提交的大量數(shù)據(jù)，但這些數(shù)據(jù)只有在實際使用時才具有價值。因此，經(jīng)濟合作與發(fā)展組織（以下簡稱經(jīng)合組織）認為，公共采購的數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要對公共采購數(shù)據(jù)治理進行投資，以確保其在整個公共采購系統(tǒng)中的有效管理、共享和使用。

鑒于公共采購涉及以不同方式擁有和使用數(shù)據(jù)的多個利益攸關(guān)方，需要一個強大的治理框架，包括對數(shù)據(jù)收集、存儲、訪問和共享的標準和流程，以及在采購過程中數(shù)據(jù)保管者、管理者以及用戶的角色和職責(zé)，從而規(guī)范問責(zé)制度，降低數(shù)據(jù)濫用的風(fēng)險。

規(guī)范采購數(shù)據(jù)的意義

在招標前階段，數(shù)據(jù)洞察可以幫助訂約當局確定采購需求、評估市場條件，以及確保采購活動符合組織目標。通過評估和解釋合同數(shù)據(jù)，中央采購機構(gòu)可以識別潛在風(fēng)險、完善采購計劃、節(jié)約采購成本等。同時，這些采購數(shù)據(jù)可以增強供應(yīng)商對市場機會的了解，改善準入并促進競爭。

在招標階段，實時的數(shù)據(jù)報告和監(jiān)測機制可以使采購官員密切跟蹤正在開展的采購活動，及時發(fā)現(xiàn)問題并迅速采取解決措施。同時，規(guī)范采購數(shù)據(jù)還有助于審計部門以及民間社會組織進行監(jiān)督。

規(guī)范采購數(shù)據(jù)還有助于衡量招標后階段的采購績效，以及評估政策影響，如是否實現(xiàn)了綠色、社會和創(chuàng)新目標。通過分析歷史業(yè)績數(shù)據(jù)和監(jiān)控供應(yīng)商財務(wù)穩(wěn)定性，采購人可以快速確定表現(xiàn)優(yōu)異的供應(yīng)商，并降低相關(guān)潛在風(fēng)險。此外，經(jīng)合組織認為，數(shù)字采購系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)對審計人員來說也是寶貴資源，有助于其開展審計和評估。

如何規(guī)范收集采購數(shù)據(jù)

準確、完整和及時的數(shù)據(jù)至關(guān)重要。經(jīng)合組織認為，可以通過標準化的數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查、數(shù)據(jù)驗證、數(shù)據(jù)清理等方式，規(guī)范收集采購數(shù)據(jù)。

例如，從2023年10月25日開始，歐盟采用新的標準表格即電子表格，作為歐盟發(fā)布公共采購數(shù)據(jù)的數(shù)字標準格式，希望能夠以更有條理的方式收集采購數(shù)據(jù)。換言之，歐盟要求采購人在貿(mào)易、環(huán)境和發(fā)展上發(fā)布采購?fù)ㄖ獣r，必須使用標準化的表格。歐盟電子表格可自動填寫，或根據(jù)以前的通知、技術(shù)規(guī)格、招標文件、合同、國家行政登記冊和其他數(shù)據(jù)的信息生成。電子表格還允許采購當事人隨著時間的推移獲取完整公共采購周期的數(shù)據(jù)，包括支付的最終價格、使用的分包商、所需的實際完成時間和收到的投訴等。歐盟認為，電子表格有望提高企業(yè)和其他組織查找采購?fù)ㄖ哪芰?，減輕訂約當局的行政負擔(dān)，提高政府根據(jù)數(shù)據(jù)作出公共支出決策的能力，并使公共采購更加透明。

又如，斯洛文尼亞于2022年將公共采購系統(tǒng)升級，以監(jiān)測簽訂采購合同后的付款情況。從2023年1月開始，斯洛文尼亞訂約當局必須通過支付門戶每月報告公共采購合同的支付情況。由于支付門戶網(wǎng)站直接連接公共采購門戶網(wǎng)站，訂約當局在支付門戶網(wǎng)站上傳的數(shù)據(jù)，會被同時傳輸?shù)焦膊少忛T戶網(wǎng)站，并允許對合同履行情況進行概述。

如何更好地處理、共享和再利用采購數(shù)據(jù)

歐盟認為，公共采購數(shù)據(jù)往往分散在幾個系統(tǒng)中，以不同的格式提供，不易為決策所用，而且質(zhì)量往往很低。合理處理公共采購數(shù)據(jù)，對提高透明度、減少腐敗和提高資金效益具有重要作用。

為此，歐盟實施了歐洲數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，旨在為公共利益提供公共部門數(shù)據(jù)、公共當局之間共享數(shù)據(jù)、減輕公司的行政負擔(dān)，以及增加公共部門對私人持有數(shù)據(jù)的使用，使歐盟成為一個由數(shù)據(jù)支持的社會領(lǐng)先榜樣，以便私營部門和公共部門更好地作出決策。

歐洲數(shù)據(jù)戰(zhàn)略力求確保以下幾點：一是數(shù)據(jù)可以在歐盟內(nèi)部和跨部門流動；二是歐洲的規(guī)則和價值觀，特別是個人數(shù)據(jù)保護、消費者保護立法和競爭法，得到充分尊重；三是獲取和使用數(shù)據(jù)的規(guī)則是公平、實用和明確的，并且有明確和值得信賴的數(shù)據(jù)治理機制；四是基于歐洲價值觀，對國際數(shù)據(jù)流動有一種開放但自信的態(tài)度。

該戰(zhàn)略基于四大支柱，即數(shù)據(jù)訪問和使用的跨部門治理框架，數(shù)據(jù)投資、處理及其互操性，個人和中小企業(yè)的技能，戰(zhàn)略部門和公共利益領(lǐng)域的歐洲共同數(shù)據(jù)空間（包括公共采購的歐洲共同數(shù)據(jù)空間）。值得關(guān)注的是，公共采購數(shù)據(jù)空間將連接歐洲數(shù)據(jù)庫，包括關(guān)于公共采購的貿(mào)易、環(huán)境和發(fā)展數(shù)據(jù)，以及國家門戶網(wǎng)站提供的國家采購數(shù)據(jù)集，為目前分散在歐盟、國家和區(qū)域各級的公共采購數(shù)據(jù)創(chuàng)建一個共享平臺。

公共采購數(shù)據(jù)空間由四層組成：一是數(shù)據(jù)源層，即連接數(shù)據(jù)源的聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)，如歐洲數(shù)據(jù)庫和國家門戶網(wǎng)站中可用的采購數(shù)據(jù)集；二是集成層，即歐洲電子采購本體作為一種通用數(shù)據(jù)格式來創(chuàng)建一個協(xié)調(diào)的數(shù)據(jù)集；三是分析層，即數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)、查詢和分析，以產(chǎn)生新的見解，作出數(shù)據(jù)驅(qū)動的決策，并在優(yōu)先政策領(lǐng)域設(shè)定關(guān)鍵績效指標；四是客戶層，為不同用戶提供的用戶友好界面。

為了實施歐洲數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，歐盟委員會發(fā)布了《數(shù)據(jù)治理法》，為公共部門設(shè)定了具體的技術(shù)要求，確保數(shù)據(jù)被再次使用時的隱私和安全，旨在使私營部門和公共部門能夠更好地處理、共享和再利用數(shù)據(jù)。例如，要求通過匿名化、偽匿名化或在安全環(huán)境中訪問數(shù)據(jù)。

經(jīng)合組織認為，為了實現(xiàn)高效的數(shù)據(jù)共享和協(xié)作，實現(xiàn)能夠無縫交換數(shù)據(jù)的可互操作系統(tǒng)至關(guān)重要。應(yīng)用程序編程接口可以實現(xiàn)不同采購平臺之間以及其他關(guān)鍵平臺之間的數(shù)據(jù)互操作性。此外，隨著數(shù)據(jù)收集和共享的增加，確保數(shù)據(jù)隱私和安全變得至關(guān)重要。采購機構(gòu)應(yīng)遵守嚴格的數(shù)據(jù)保護條例，并實施強有力的網(wǎng)絡(luò)安全措施來保護敏感信息，如采用加密、訪問控制和定期安全審計來防止數(shù)據(jù)泄露和未經(jīng)授權(quán)訪問采購相關(guān)數(shù)據(jù)。

（編譯/張舒慧）

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