聯(lián)合國(guó)《采購(gòu)指南》6.1修訂版（九）

聯(lián)合國(guó)《采購(gòu)指南》6.1修訂版（九）

4 采購(gòu)策略、計(jì)劃和需求定義

4.1 采購(gòu)策略

制定采購(gòu)策略是成功獲得貨物、服務(wù)和工程的關(guān)鍵要素，也是及時(shí)實(shí)施項(xiàng)目或業(yè)務(wù)所必需的。制定采購(gòu)策略需要了解需求的性質(zhì)、承包商的能力、操作環(huán)境的復(fù)雜性、涉及的風(fēng)險(xiǎn)和聯(lián)合國(guó)項(xiàng)目事務(wù)署資源的可用容量。這一切都需要進(jìn)行專業(yè)判斷，必須了解這些因素，才能有效實(shí)現(xiàn)采購(gòu)過(guò)程。

聯(lián)合國(guó)項(xiàng)目事務(wù)署的中心部門或樞紐部門一年內(nèi)采購(gòu)項(xiàng)目的金額估計(jì)超過(guò)5000萬(wàn)美元， 這些采購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)在當(dāng)年的第一季度內(nèi)編寫一份采購(gòu)戰(zhàn)略文件，由相應(yīng)的國(guó)家總干事或中心總干事批準(zhǔn)，并與采購(gòu)小組和綜合實(shí)踐建議和支持(IPAS)部門分享，以供參考。本要求自2020年起生效。

采購(gòu)規(guī)劃是根據(jù)已確定的采購(gòu)策略，安排已確定的采購(gòu)活動(dòng)的過(guò)程。因此，采購(gòu)策略的制定和采購(gòu)規(guī)劃是密切相關(guān)的。

4.2 采購(gòu)規(guī)劃

針對(duì)單個(gè)采購(gòu)活動(dòng)的采購(gòu)規(guī)劃包括根據(jù)已確定的招標(biāo)方法、合同類型和競(jìng)爭(zhēng)類型，為執(zhí)行采購(gòu)過(guò)程的每個(gè)步驟設(shè)置所需的時(shí)間表。

采購(gòu)規(guī)劃的優(yōu)勢(shì)在于: 更好的需求定義，增加收到極具優(yōu)勢(shì)報(bào)價(jià)的可能性，從而促進(jìn)評(píng)估過(guò)程，采購(gòu)滿足客戶需求的合適產(chǎn)品，使合同管理變得更輕松;改進(jìn)采購(gòu)，確保適當(dāng)合格的供應(yīng)商和足夠數(shù)量的供應(yīng)商，促進(jìn)供應(yīng)商競(jìng)爭(zhēng)，并可能以更低的價(jià)格提供更有力的報(bào)價(jià);減少最后環(huán)節(jié)的資源浪費(fèi);早期識(shí)別和管理風(fēng)險(xiǎn);減少由于提前執(zhí)行和主動(dòng)執(zhí)行若干采購(gòu)任務(wù)而造成的延誤和提前交貨時(shí)間;更好地規(guī)劃和監(jiān)控采購(gòu)活動(dòng);確定需要采取較高比例采購(gòu)行動(dòng)的時(shí)期。這些信息對(duì)于規(guī)劃和分配工作很有用；對(duì)采購(gòu)貨物和設(shè)備的物流方面和因素的早期考慮;有系統(tǒng)地將可持續(xù)性考慮納入采購(gòu)活動(dòng)，并確定最有效的可持續(xù)性干預(yù)措施的優(yōu)先次序，包括總擁有成本辦法的適用。

此外，當(dāng)對(duì)一個(gè)以上的采購(gòu)活動(dòng)(在項(xiàng)目、業(yè)務(wù)單位和公司的不同層次)合并采購(gòu)規(guī)劃時(shí)，就可以采取其他戰(zhàn)略行動(dòng)，以實(shí)現(xiàn)規(guī)模經(jīng)濟(jì)并減少交易費(fèi)用，例如: 將各種采購(gòu)活動(dòng)合并為單一投標(biāo); 建立供應(yīng)商資格預(yù)審名單、一攬子采購(gòu)協(xié)議(BPA)或長(zhǎng)期協(xié)議(LTA); 與其他業(yè)務(wù)單位或聯(lián)合國(guó)組織開展聯(lián)合采購(gòu)活動(dòng)。

采購(gòu)規(guī)劃是聯(lián)合國(guó)項(xiàng)目事務(wù)署所有業(yè)務(wù)單位進(jìn)行價(jià)值超過(guò)50000美元的采購(gòu)活動(dòng)的一項(xiàng)強(qiáng)制性要求，但也構(gòu)成關(guān)于任何采購(gòu)的良好做法。

聯(lián)合國(guó)項(xiàng)目事務(wù)署的采購(gòu)規(guī)劃包括四個(gè)層次的規(guī)劃:項(xiàng)目級(jí);業(yè)務(wù)單元級(jí);總部/區(qū)域級(jí);公司級(jí)。

采購(gòu)規(guī)劃的四個(gè)層次是緊密相連的。在項(xiàng)目一級(jí)對(duì)單個(gè)采購(gòu)活動(dòng)的規(guī)劃產(chǎn)生業(yè)務(wù)單位一級(jí)所需的信息，而業(yè)務(wù)單位一級(jí)又將產(chǎn)生總部/區(qū)域一級(jí)和公司一級(jí)的信息。

1)項(xiàng)目級(jí)

采購(gòu)活動(dòng)的規(guī)劃項(xiàng)目級(jí)采購(gòu)規(guī)劃必須在正式接觸前的承諾階段開始，以便在與合作伙伴的項(xiàng)目協(xié)議中包括采購(gòu)計(jì)劃分析產(chǎn)生的任何具體要求(例如:供應(yīng)商的預(yù)選擇，需要偏離聯(lián)合國(guó)項(xiàng)目事務(wù)署標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)程序的特殊情況，比如縮短招標(biāo)期或申請(qǐng)使用緊急采購(gòu)程序等)。

單個(gè)采購(gòu)活動(dòng)一級(jí)的采購(gòu)規(guī)劃是一個(gè)評(píng)估需求、確定采購(gòu)活動(dòng)結(jié)果、確定預(yù)定結(jié)果時(shí)間表和策略的過(guò)程，同時(shí)考慮到最低招標(biāo)期的要求和進(jìn)行評(píng)估、審查所需的時(shí)間以及裁定程序。

采購(gòu)活動(dòng)的規(guī)劃需要及早考慮預(yù)期的結(jié)果，并為采購(gòu)過(guò)程的每一步確定一種方法，以便及時(shí)和具有成本效益地實(shí)現(xiàn)所需的結(jié)果。采購(gòu)過(guò)程的早期規(guī)劃有助于確保每一個(gè)必要的步驟都能產(chǎn)生預(yù)期的結(jié)果。它還將允許有足夠的時(shí)間按照這一政策執(zhí)行采購(gòu)進(jìn)程的每一步。

2)業(yè)務(wù)單元級(jí)

業(yè)務(wù)單位一級(jí)是指聯(lián)合國(guó)項(xiàng)目事務(wù)署業(yè)務(wù)中心(OH)、運(yùn)營(yíng)中心(OC)、項(xiàng)目中心(PC)、集群和總部業(yè)務(wù)單位進(jìn)行的采購(gòu)規(guī)劃。

各業(yè)務(wù)中心/運(yùn)營(yíng)中心(OH/OC)總干事、項(xiàng)目中心(PC)經(jīng)理、集群經(jīng)理或總部業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)分析本部門項(xiàng)目的采購(gòu)需求，提出采購(gòu)計(jì)劃，確定采購(gòu)需求，提出采購(gòu)方法，并規(guī)定本部門的采購(gòu)時(shí)間。

業(yè)務(wù)單位一級(jí)的采購(gòu)規(guī)劃應(yīng)通過(guò)合并不同項(xiàng)目的需求而節(jié)省項(xiàng)目和行政費(fèi)用。這一級(jí)別的具體策略可能包括制定一攬子采購(gòu)協(xié)議(BPA)和地方長(zhǎng)期協(xié)議(LTA)。

業(yè)務(wù)部門級(jí)采購(gòu)規(guī)劃將為區(qū)域和總部采購(gòu)計(jì)劃生成信息。

3)總部/區(qū)域級(jí)

這一級(jí)別是指對(duì)總部不同業(yè)務(wù)部門的采購(gòu)規(guī)劃以及一個(gè)區(qū)域內(nèi)的OH/OC/PC/集群的整合。

各總部總干事和區(qū)域總干事負(fù)責(zé)提供有關(guān)其業(yè)務(wù)部門的所需信息。這一級(jí)別的具體策略可包括建立區(qū)域長(zhǎng)期協(xié)議(LTA)。

總部/區(qū)域采購(gòu)規(guī)劃的結(jié)果將生成公司采購(gòu)計(jì)劃所需的信息。

4)公司級(jí)

聯(lián)合國(guó)項(xiàng)目事務(wù)署的公司采購(gòu)規(guī)劃是對(duì)一個(gè)組織在規(guī)定期間內(nèi)未來(lái)采購(gòu)需求的總體預(yù)測(cè)。

為了加強(qiáng)聯(lián)合國(guó)項(xiàng)目事務(wù)署的總體采購(gòu)能力，實(shí)現(xiàn)聯(lián)合國(guó)項(xiàng)目事務(wù)署提供有效業(yè)務(wù)管理服務(wù)的目標(biāo)，聯(lián)合國(guó)項(xiàng)目事務(wù)署采用年度或更短時(shí)間的采購(gòu)計(jì)劃，即六個(gè)月的采購(gòu)計(jì)劃。

通過(guò)公司采購(gòu)規(guī)劃，可以特別關(guān)注每個(gè)業(yè)務(wù)單位將需要的公司服務(wù)的具體支持，從而能夠引入創(chuàng)新的采購(gòu)支持服務(wù)，如果只給予很短的提前期做出反應(yīng)，這些服務(wù)本來(lái)幾乎是不可能的。

采購(gòu)組(PG)負(fù)責(zé)公司采購(gòu)計(jì)劃流程，并向業(yè)務(wù)部門發(fā)出適當(dāng)?shù)闹甘?。此外，采?gòu)組將通過(guò)建立一個(gè)由業(yè)務(wù)部門填寫和提交的采購(gòu)計(jì)劃模板，啟動(dòng)和促進(jìn)公司采購(gòu)計(jì)劃。所要求的信息應(yīng)從總部的地區(qū)辦事處及其業(yè)務(wù)單位收集。

采購(gòu)計(jì)劃總是基于對(duì)今后6至12個(gè)月將要進(jìn)行的采購(gòu)活動(dòng)的估計(jì)。有些采購(gòu)需求無(wú)法預(yù)料，計(jì)劃有時(shí)可能并不完全準(zhǔn)確。盡管如此，業(yè)務(wù)部門仍應(yīng)根據(jù)報(bào)告時(shí)的可用信息提供最佳估計(jì)。采購(gòu)組干事應(yīng)負(fù)責(zé)編制聯(lián)合國(guó)項(xiàng)目事務(wù)署年度或半年采購(gòu)計(jì)劃，分析所提供的數(shù)據(jù)，并采取適當(dāng)行動(dòng)。公司層面的具體策略可能包括:為聯(lián)合國(guó)UN Web Buy Plus網(wǎng)建立全球長(zhǎng)期協(xié)定和電子目錄;確定選定采購(gòu)類別的具體辦法，例如:保健/醫(yī)療、基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)貨物和服務(wù);確定采購(gòu)培訓(xùn)需求和戰(zhàn)略。采購(gòu)規(guī)劃是一種持續(xù)的做法，因此應(yīng)不斷更新計(jì)劃，如果有重大變化，應(yīng)通知采購(gòu)組。為了向供應(yīng)商界通報(bào)即將進(jìn)行的采購(gòu)要求并維護(hù)基本采購(gòu)原則，聯(lián)合國(guó)項(xiàng)目事務(wù)署的企業(yè)采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)上傳至聯(lián)合國(guó)項(xiàng)目事務(wù)署網(wǎng)站。

（未完待續(xù)，本文由財(cái)政部國(guó)庫(kù)司翻譯整理）

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