內(nèi)蒙古烏蘭察布市率先開展電子化檔案建設(shè)

【透視檔案電子化】

內(nèi)蒙古烏蘭察布市率先開展電子化檔案建設(shè)

本報訊 近日，內(nèi)蒙古自治區(qū)烏蘭察布市開展了“單位采購檔案管理系統(tǒng)”（以下簡稱系統(tǒng)）操作培訓(xùn)會。會上就電子檔案設(shè)備的重要功能、使用方法以及注意事項(xiàng)進(jìn)行了講解。

“檔案管理是政府采購工作中重要一環(huán)，過去只能靠人工管理、紙質(zhì)保存，不但效率低下而且容易丟失。針對此種情形，我們在全區(qū)范圍內(nèi)率先開展了電子化檔案建設(shè)，此舉不但可以提高檔案管理的工作效率，也降低了丟失檔案的風(fēng)險，從根本上解決了平時用不到、用時找不到等諸多問題。”內(nèi)蒙古自治區(qū)烏蘭察布市財(cái)政局相關(guān)負(fù)責(zé)人表示。

2023年，內(nèi)蒙古自治區(qū)財(cái)政廳頒布了《內(nèi)蒙古自治區(qū)政府采購檔案管理辦法》，鼓勵采購人、采購代理機(jī)構(gòu)逐步加強(qiáng)政府采購檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)政府采購檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，并保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果的安全保存和有效利用，規(guī)范政府采購檔案信息化管理。

在此背景下，為提升預(yù)算單位全口徑采購業(yè)務(wù)管理水平，實(shí)現(xiàn)上下聯(lián)動、數(shù)據(jù)融通，使單位各項(xiàng)采購活動的檔案完整、有跡可循，烏蘭察布市財(cái)政局積極推動市本級預(yù)算單位統(tǒng)一建設(shè)了系統(tǒng)。

系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)對預(yù)算單位各類采購項(xiàng)目、不同數(shù)據(jù)來源、不同數(shù)據(jù)類型的采購資料進(jìn)行歸集整理，對歸集和整理后的各類采購資料進(jìn)行可信電子簽名，并按照“一項(xiàng)一檔”的模式對采購項(xiàng)目的文書資料、數(shù)據(jù)資料、音視頻資料及其他相關(guān)資料進(jìn)行加密存儲和歸檔，確保檔案的真實(shí)性、合法性、完整性。同時，支持檔案查看、檔案借閱、檔案銷毀等功能，有效解決存儲及調(diào)閱等難題。

系統(tǒng)還支持各預(yù)算單位履行電子檔案管理職責(zé)，為預(yù)算單位提供電子檔案的歸集、整理、歸檔、檢索、查驗(yàn)等服務(wù)，規(guī)范電子檔案歸檔內(nèi)容、歸檔格式和歸檔流程，利用政府采購CA加密技術(shù)，保障電子檔案的數(shù)據(jù)安全性、一致性、防篡改。此舉可實(shí)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)完整、數(shù)據(jù)完備、全程留痕、上下聯(lián)動的目的。

（喬一林）

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