探討端到端的公共采購全生命周期數(shù)字化

【他山之石】

探討端到端的公共采購全生命周期數(shù)字化

公共采購的數(shù)字化轉(zhuǎn)型不僅僅是將現(xiàn)有的模擬流程復(fù)制成數(shù)字格式。它正在從端到端的角度重新考慮整個公共采購流程，包括投標(biāo)前和投標(biāo)后階段。近年來，經(jīng)濟(jì)合作與發(fā)展組織（以下簡稱經(jīng)合組織）嘗試建立端到端的公共采購全生命周期數(shù)字化。

概念解釋

端到端的公共采購全生命周期數(shù)字化，是指以數(shù)字格式覆蓋公共采購程序整個生命周期的系統(tǒng)，并涉及從開始到結(jié)束的綜合視圖，包括從準(zhǔn)備、規(guī)劃到最終支付的所有階段。

經(jīng)合組織表示，這種端到端的方法對于問責(zé)制和透明度，以及與合同履行和公共支出的更廣泛成果建立聯(lián)系至關(guān)重要。該方法以用戶為中心，重點(diǎn)關(guān)注用戶及其需求，而不是技術(shù)。通過了解和滿足訂約當(dāng)局、中央采購機(jī)構(gòu)、供應(yīng)商和其他用戶的需求，戰(zhàn)略性地采用數(shù)據(jù)和使用數(shù)字工具，以重新思考現(xiàn)有流程和程序。

經(jīng)合組織認(rèn)為，不僅要將現(xiàn)有的模擬流程數(shù)字化或者升級技術(shù)，而且必須重新審視文化和實(shí)踐。用戶的見解和要求以及數(shù)據(jù)輸入為轉(zhuǎn)化過程提供信息。換言之，需要理解和響應(yīng)用戶需求，整合他們的反饋，讓他們參與轉(zhuǎn)型過程，并定制數(shù)字解決方案來解決相關(guān)問題。

分階段討論

在投標(biāo)前階段，數(shù)字化轉(zhuǎn)型可以顯著提高采購效率。具體來看，訂約當(dāng)局和中央采購機(jī)構(gòu)可以利用數(shù)字工具進(jìn)行市場研究，并深入了解市場趨勢和供應(yīng)商的能力。高級數(shù)據(jù)分析有助于需求預(yù)測和采購規(guī)劃，確保采購活動符合實(shí)際需求和采購預(yù)算。數(shù)字工具（如基于云的協(xié)作工具）可以通過改善采購官員和各利益攸關(guān)方之間的溝通，促進(jìn)利益攸關(guān)方的參與和協(xié)作，以及以用戶為中心的方法應(yīng)用。訂約當(dāng)局可以從最終用戶和潛在供應(yīng)商那里收集有價(jià)值的反饋，再根據(jù)最終用戶的需要和市場可以提供的機(jī)會，來細(xì)化采購要求。

例如，葡萄牙首都里斯本于2021年開發(fā)了創(chuàng)新和可持續(xù)發(fā)展采購規(guī)劃平臺，用于貨物、工程和服務(wù)需求的中期預(yù)測。該平臺允許錄入貨物、工程和服務(wù)的年度需求，以及未來在招標(biāo)時(shí)應(yīng)考慮的社會、綠色和經(jīng)濟(jì)措施。在招標(biāo)前階段，該平臺可設(shè)定與公共采購舉措有關(guān)的可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)，確定可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵領(lǐng)域，制定年度公共采購計(jì)劃，并為監(jiān)測提供基準(zhǔn)和數(shù)據(jù)。通過采用創(chuàng)新的預(yù)招標(biāo)方法，該平臺將年度規(guī)劃流程轉(zhuǎn)變?yōu)橐豁?xiàng)戰(zhàn)略行動，以促進(jìn)超越綠色標(biāo)準(zhǔn)的可持續(xù)創(chuàng)新。

投標(biāo)階段也從數(shù)字化轉(zhuǎn)型中受益匪淺。招標(biāo)階段包括公布招標(biāo)機(jī)會、潛在供應(yīng)商提交投標(biāo)、開標(biāo)、選擇符合要求的投標(biāo)書、發(fā)布授標(biāo)通知以及與中標(biāo)者簽訂合同。數(shù)字化轉(zhuǎn)型有助于訂約當(dāng)局科學(xué)決策，提高招標(biāo)流程的透明度。具體來看，數(shù)據(jù)分析功能有助于評標(biāo)和價(jià)格分析。自動化算法可以實(shí)現(xiàn)比較投標(biāo)、檢測異常情況，以及標(biāo)記潛在的串通投標(biāo)或欺詐情況的目的，從而確保評估流程的公平透明。經(jīng)合組織認(rèn)為，這種數(shù)據(jù)驅(qū)動的方法可以最大程度地減少人為因素，實(shí)現(xiàn)更高的性價(jià)比。

以意大利的小額采購電子平臺為例，該平臺為意大利小額采購提供了靈活的操作空間，即允許通過標(biāo)準(zhǔn)化電子目錄直接授標(biāo)，并允許向通過資格預(yù)審的供應(yīng)商詢價(jià)。具體來看，訂約當(dāng)局可以進(jìn)入平臺查看電子目錄，并比較不同供應(yīng)商所提供的價(jià)格、功能和交付條件，然后通過直接訂單或詢價(jià)進(jìn)行采購。該平臺可以幫助訂約當(dāng)局放寬公共采購市場準(zhǔn)入、節(jié)省采購時(shí)間、確保整個采購過程透明，以及比較各地供應(yīng)商所提供的產(chǎn)品。同時(shí)，還有助于供應(yīng)商降低采購成本。

招標(biāo)后階段包括合同管理、績效評估和支付，可以多種方式受益于數(shù)字化轉(zhuǎn)型。比如，數(shù)字工具可以支持合同管理，從而簡化對合同義務(wù)的監(jiān)控和執(zhí)行。數(shù)字合同存儲庫和合同管理系統(tǒng)允許相關(guān)方輕松訪問合同詳細(xì)信息，便于及時(shí)續(xù)訂、修訂和合規(guī)性跟蹤。自動績效跟蹤系統(tǒng)可以根據(jù)關(guān)鍵績效指標(biāo)，實(shí)時(shí)評估供應(yīng)商的績效。

經(jīng)合組織認(rèn)為，這種數(shù)據(jù)驅(qū)動的方法能夠主動識別表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商并及時(shí)進(jìn)行干預(yù)，確保雙方按照商定的條款交付貨物或服務(wù)。更廣泛地說，數(shù)字化程度提高所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)可以用來衡量采購戰(zhàn)略的影響，并回答有關(guān)政府支出對環(huán)境、經(jīng)濟(jì)乃至整個社會產(chǎn)生何種影響的問題。

此外，數(shù)字化轉(zhuǎn)型可以實(shí)現(xiàn)更好的采購風(fēng)險(xiǎn)管理。通過將風(fēng)險(xiǎn)評估工具與合同管理系統(tǒng)相結(jié)合，可以密切監(jiān)測供應(yīng)商違規(guī)或財(cái)務(wù)不穩(wěn)定等潛在風(fēng)險(xiǎn)。及早發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，可以使訂約當(dāng)局提前采取措施，減輕潛在的干擾。

總之，端到端的數(shù)字化轉(zhuǎn)型方法對采購全生命周期的每個階段都大有裨益。通過關(guān)注數(shù)據(jù)整合、以用戶為中心和流程自動化，政府可以在采購流程中實(shí)現(xiàn)更高的效率和透明度，從而創(chuàng)造更多的公共價(jià)值。

以歐盟為例

目前，歐盟實(shí)施了多項(xiàng)計(jì)劃，旨在通過數(shù)字技術(shù)重新思考公共采購全生命周期。例如，《歐盟公共采購指令》規(guī)定了采購程序的組織規(guī)則，并公布了歐盟限額以上公共合同生成的數(shù)據(jù)。地方、地區(qū)和國家一級的公共采購者必須根據(jù)歐盟出版局所提供的技術(shù)規(guī)范，在《每日招標(biāo)》上公布?xì)W盟限額以上采購活動的通知和授標(biāo)信息。然而，公布義務(wù)目前并不涵蓋整個采購周期，特別是招標(biāo)后階段。

《歐盟公共采購指令》還要求，采購文件可以電子方式獲取，并在貿(mào)易、環(huán)境和發(fā)展通知中包含相關(guān)鏈接；供應(yīng)商可以電子方式提交標(biāo)書；訂約當(dāng)局可以接受電子發(fā)票。

歐盟委員會還制定了歐洲單一采購文件（The European Single Procurement Document，以下簡稱ESPD），即企業(yè)財(cái)務(wù)狀況、能力和公共采購程序適用性的單一自我申報(bào)表格。ESPD以所有歐盟語言的形式提供，并被看作是符合排除標(biāo)準(zhǔn)（如刑事定罪、嚴(yán)重的職業(yè)不當(dāng)行為）和選擇標(biāo)準(zhǔn)（財(cái)務(wù)、經(jīng)濟(jì)和技術(shù)能力）的初步證明。換言之，投標(biāo)人不再需要提供完整的證明材料或表格。一般而言，只有中標(biāo)、成交供應(yīng)商必須提交全套基礎(chǔ)文件（除非需要驗(yàn)證其他參與者的特定文件，以確保程序的正確進(jìn)行）。

自2018年10月起，ESPD完全以電子形式提供。經(jīng)合組織認(rèn)為，將ESPD與國家電子采購服務(wù)以及國家注冊和成員數(shù)據(jù)庫相結(jié)合，可以充分發(fā)揮ESPD的潛力。換言之，ESPD可以作為企業(yè)在歐盟任何地方進(jìn)行投標(biāo)的“商務(wù)護(hù)照”。這使得數(shù)據(jù)可重復(fù)使用、默認(rèn)表單預(yù)填充和不同數(shù)據(jù)庫之間進(jìn)行數(shù)據(jù)交換成為可能。反過來，公共購買者和供應(yīng)商從自動化中受益，使ESPD的應(yīng)用更加容易，并降低數(shù)據(jù)錯誤率。

此外，歐盟電子交易委員會通過實(shí)施歐盟數(shù)字單一市場戰(zhàn)略即一次性原則，為簡化采購程序奠定了基礎(chǔ)。一次性原則，是指當(dāng)公共部門所擁有的數(shù)據(jù)庫已經(jīng)有相關(guān)供應(yīng)商信息時(shí)，不應(yīng)再要求該供應(yīng)商提供信息以證明其符合程序規(guī)定。

（編譯/張舒慧）

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