聯(lián)合國眼中的電子采購

【聚焦聯(lián)合國采購】

聯(lián)合國眼中的電子采購

《聯(lián)合國采購術(shù)語表》將電子采購定義為：“為在采購流程中縮短周期、降低交易成本，而以電子方式（通常是在互聯(lián)網(wǎng)上）進(jìn)行的采購活動。”但從更廣泛的意義上來說，電子采購涉及支持作戰(zhàn)、戰(zhàn)術(shù)和戰(zhàn)略采購的電子數(shù)據(jù)傳輸。因此，電子采購比其術(shù)語本身存在的時間要長得多。

電子采購這一術(shù)語最初是在20世紀(jì)90年代互聯(lián)網(wǎng)建立后開始使用的。從20世紀(jì)60年代到90年代中期，電子采購主要采用電子數(shù)據(jù)交換（Electronic Data Interchange）的形式。如今，電子采購?fù)ǔＳ苫诰W(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)支持，并且變得越來越普遍。

《聯(lián)合國采購從業(yè)人員手冊》指出，電子采購可以提高招標(biāo)流程的公平性、透明度和可追溯性，從而避免出現(xiàn)禁止行為（如腐敗、欺詐、脅迫、串通、阻撓等行為）。同時，電子采購減少了采購流程中人與人之間的互動，從而降低了出現(xiàn)禁止行為的概率。此外，電子采購可以為供應(yīng)商提供更廣泛的市場準(zhǔn)入機(jī)會，方便供應(yīng)商參與競爭。無紙化的電子采購流程還有助于緩解資源浪費(fèi)，減少上游產(chǎn)業(yè)碳排放。值得注意的是，在使用電子采購工具時也要將其面臨的挑戰(zhàn)考慮在內(nèi)。例如，供應(yīng)商可能面臨基礎(chǔ)設(shè)施不足、技術(shù)缺陷等問題，導(dǎo)致其市場準(zhǔn)入受到限制；有些電子采購系統(tǒng)可能成本太高，最終變相由供應(yīng)商承擔(dān)；一些復(fù)雜的軟件接口給電子采購平臺的運(yùn)行造成阻礙等。

因此，聯(lián)合國認(rèn)為，履行采購職能的人員有必要了解不同的電子采購概念、工具及其應(yīng)用，為電子采購的開發(fā)、使用、評估和完善提供具有針對性的意見，從而提高采購效率和成效。同時，聯(lián)合國還強(qiáng)調(diào)，電子采購在不斷地發(fā)展和演變，從以電子方式發(fā)布招標(biāo)書并以電子郵件接收標(biāo)書，到全面集成的電子采購系統(tǒng)，其所包含和代表的范圍變得更加廣泛。為此，各組織在考慮引入下文介紹的工具（或任何其他可用于支持采購流程的電子工具）時，應(yīng)確保其采購框架能夠滿足工具實(shí)施需要，特別是在引入更先進(jìn)的工具（如電子逆向拍賣、動態(tài)采購系統(tǒng)）時，應(yīng)在推出和實(shí)施該工具之前進(jìn)行相應(yīng)的政策修訂。

——傳統(tǒng)的電子采購工具。

傳統(tǒng)的電子采購工具包括電子郵件、萬維網(wǎng)（World Wide Web）、互聯(lián)網(wǎng)工具和平臺（如聯(lián)合國全球市場和聯(lián)合國各組織的網(wǎng)站）。事實(shí)證明，通過電子郵件接收標(biāo)書是電子采購管理流程的良好開端，越來越多的聯(lián)合國組織從接收紙質(zhì)或傳真形式的標(biāo)書，轉(zhuǎn)向接受投標(biāo)人提交電子材料。聯(lián)合國認(rèn)為，若選擇發(fā)送電子郵件來提交投標(biāo)材料，采購組織必須設(shè)置專用的電子郵箱地址，并在招標(biāo)文件中明確規(guī)定，發(fā)送到任何其他電子郵箱的標(biāo)書都將被拒收。此外，電子郵箱地址必須加以保護(hù)，以確保電子郵件在開標(biāo)前保持未打開狀態(tài)。在理想情況下，不直接參與采購流程且獲得適當(dāng)授權(quán)的人才能打開上述電子郵件。

——托管或基于云的企業(yè)資源計劃系統(tǒng)（Enterprise Resource Planning Systems）。

企業(yè)資源計劃系統(tǒng)是一種信息管理系統(tǒng)，集成并自動與相關(guān)公司或組織的實(shí)踐做法、工作流程進(jìn)行關(guān)聯(lián)，為其處理物流、配送、庫存、運(yùn)輸、開發(fā)票、核算等事宜。通常來講，企業(yè)資源計劃系統(tǒng)包括從采購到付款的全流程，而該流程一般涵蓋從申購到批準(zhǔn)采購訂單的工作流程和批準(zhǔn)流程，并以支付發(fā)票款項(xiàng)為結(jié)束點(diǎn)，即涵蓋交易的整個生命周期。

——電子逆向拍賣（eReverse Auction）。

電子逆向拍賣是一種獨(dú)立的采購工具，通過在線實(shí)時交易系統(tǒng)鼓勵投標(biāo)人之間開展競爭。通常在很短的特定時間內(nèi)，投標(biāo)人可在該電子系統(tǒng)中提交電子標(biāo)書，并自動與其他投標(biāo)人競標(biāo)。在電子逆向拍賣系統(tǒng)內(nèi)，投標(biāo)人對服務(wù)或工程項(xiàng)目進(jìn)行報價，其所提交的價格（或價值）以電子方式呈現(xiàn)，且所有參與投標(biāo)的投標(biāo)人都可以看到。為了避免串標(biāo)，電子逆向拍賣投標(biāo)流程的最后部分有時可能不會公開。這意味著投標(biāo)人在提交其最終報價時并不知道自己的投標(biāo)排名或投標(biāo)流程中其他投標(biāo)人的排名。在投標(biāo)人網(wǎng)上連續(xù)降低報價后，采購組織可根據(jù)成本、質(zhì)量、可持續(xù)性和風(fēng)險因素選擇最佳標(biāo)的。聯(lián)合國組織通常利用電子逆向拍賣為其總部、區(qū)域辦事處或地方項(xiàng)目采購商品、標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)或小型工程。

——電子目錄（eCatalogue）。

電子目錄是在供應(yīng)商資格審查圓滿結(jié)束后組織和發(fā)布招標(biāo)的電子工具，還用于向采購組織展示產(chǎn)品、服務(wù)或工程，并附帶預(yù)期采購的明確細(xì)節(jié)。通常來說，產(chǎn)品技術(shù)規(guī)格和電子目錄格式由采購組織通過標(biāo)準(zhǔn)化的模板確定，以便對不同產(chǎn)品進(jìn)行評估。在電子目錄工具下，采購組織可訪問供應(yīng)商提供的項(xiàng)目列表以及支持信息，并通過直接訂購或詢價的方式進(jìn)行采購。此時，電子采購流程還可能涉及下訂單、檢查訂單、指定運(yùn)輸規(guī)格、開發(fā)票、申請付款、監(jiān)督批準(zhǔn)等步驟。家具、復(fù)印設(shè)備、培訓(xùn)和教育服務(wù)以及辦公室清潔服務(wù)是聯(lián)合國采用電子目錄方式進(jìn)行采購的常見品目。

——動態(tài)采購系統(tǒng)（Dynamic Purchasing System）。

動態(tài)采購系統(tǒng)是一種有助于采購組織在較長時間內(nèi)以電子方式采購貨物、服務(wù)或工程的工具。動態(tài)采購系統(tǒng)超越了長期協(xié)議或框架合同的限制，意味著市場節(jié)奏加快，供應(yīng)商來去自如，可能會導(dǎo)致價格產(chǎn)生波動。聯(lián)合國認(rèn)為，動態(tài)采購系統(tǒng)有助于聯(lián)合國組織在任何時間點(diǎn)都能采購到市場上最具性價比的標(biāo)的。在此系統(tǒng)中，采購組織將發(fā)布招標(biāo)通知，具體說明采購的類型、數(shù)量、技術(shù)要求、行政管理要求、預(yù)期技術(shù)、資格審查條件以及與采購有關(guān)的其他要求。在采購組織確定其要求后，潛在投標(biāo)人可以隨時參加電子招標(biāo)競爭，且該電子流程在規(guī)定的有效期內(nèi)始終保持開放。此外，通過動態(tài)采購系統(tǒng)采購成功的案例常見于與藥品采購相關(guān)的衛(wèi)生部門。

——企業(yè)對企業(yè)（Business to Business）。

聯(lián)合國認(rèn)為，隨著技術(shù)的進(jìn)步和購買行為的變化，電子采購的發(fā)展戰(zhàn)略可以著眼于未來，接納企業(yè)對企業(yè)平臺和企業(yè)對消費(fèi)者（Business to Consumer）平臺，并利用社交媒體。在企業(yè)對企業(yè)平臺上，電子采購系統(tǒng)可以與亞馬遜、阿里巴巴等網(wǎng)站進(jìn)行整合，解決供應(yīng)鏈速度問題，涵蓋申購、訂單處理、上游供應(yīng)商選擇、合同簽訂、交付模塊等環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)的電子采購門戶網(wǎng)站也可以與這些企業(yè)對企業(yè)平臺進(jìn)行整合，從而提高采購速度，擴(kuò)大選擇范圍。就社交媒體而言，消費(fèi)者行為被證明是一股買方即時反饋（在線評估）的力量。對于私人或公共組織來說，無論是針對新老供應(yīng)商的可信度背景調(diào)查，還是持續(xù)的績效監(jiān)督和反饋信息收集，如今的社交媒體可以為買方提供更準(zhǔn)確的實(shí)時評估信息，以便其作出決策。

（編譯/張舒慧）

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