聯(lián)合國《采購指南》6.1修訂版（七）

聯(lián)合國《采購指南》6.1修訂版（七）

2.5.2.2 長期協(xié)議(LTA)和授權(quán)(DOA)

所有新的長期協(xié)議(LTA)，不論其價(jià)值如何，都必須由總部合同和財(cái)產(chǎn)委員會(HQCPC) 進(jìn)行審查，并由執(zhí)行首席采購官(ECPO)裁定，但已經(jīng)生效的長期協(xié)議(LTA)除外，這些協(xié)議是由聯(lián)合國其他組織根據(jù)第14章“合作”的規(guī)定制定的。這是因?yàn)槊恳粋€(gè)長期協(xié)議都是根據(jù)一個(gè)單一的招標(biāo)活動而制定的，但在其有效期內(nèi)可能包含大量的框架采購訂單。針對單一長期協(xié)議(LTA)的所有框架采購訂單將出于相同的目的進(jìn)行發(fā)布?？紤]到任何業(yè)務(wù)單位都可以針對已制定的長期協(xié)議(LTA)發(fā)出撤銷令，因此存在這樣一種內(nèi)在風(fēng)險(xiǎn)，即同一目的的撤銷令總額可能超過合同和財(cái)產(chǎn)委員會(CPC)審查的閾值和授予合同的相應(yīng)授權(quán)(DOA)級別。為了避免這種情況的發(fā)生，所有長期協(xié)議(LTA)都毫無例外地需要由聯(lián)合國項(xiàng)目事務(wù)署進(jìn)行審查，而不管預(yù)計(jì)總值和需求存在怎樣的復(fù)雜性。

2.6 采購審核員

采購審核員由采購組(PG)總干事指定，承擔(dān)以下職責(zé):

1. 在采購授權(quán)(PA)獲批之前，對以下文件進(jìn)行預(yù)批:信息邀請書(RFI)、意向書(EOI)請求、資格預(yù)審邀請、短名單和正式招標(biāo)方法(ITB和RFP)下的招標(biāo)文件，包括其修訂;

2. 審查和裁定提交文件的預(yù)批準(zhǔn):

a)清算機(jī)構(gòu)提交給合同和財(cái)產(chǎn)委員會(CPC)的清算申請。關(guān)于閾值的更多信息，見第9.4節(jié)“合同和財(cái)產(chǎn)委員會審查范圍”。注意:根據(jù)第9.5節(jié)，在這種情況下，預(yù)許可的范圍僅限于確保提交文件清晰、完整，不包含任何明顯錯誤或任何矛盾信息;

b)提交的文件低于采購授權(quán)(PA)直接裁定合同的合同和財(cái)產(chǎn)委員會(CPC)閾值，包括:進(jìn)一步使用正式招標(biāo)方法和金額等于或高于50000美元的預(yù)選方法裁定;低于50000美元的如果進(jìn)一步使用正式招標(biāo)方法的例外情況(根據(jù)6.8.1節(jié)定義的財(cái)務(wù)條例和細(xì)則第18.05(a)(i)條規(guī)定的例外情況裁定除外);修正;事后和追溯。

3. 確保預(yù)先核準(zhǔn)的采購行動符合聯(lián)合國項(xiàng)目事務(wù)署的采購原則和最高誠信標(biāo)準(zhǔn)，包括在授標(biāo)前進(jìn)行了適當(dāng)?shù)墓?yīng)商背景調(diào)查;

4. 就采購程序和接收報(bào)價(jià)、開標(biāo)和評標(biāo)小組組成的人員任命向業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人提供建議。向被任命的個(gè)人說明保密和誠信的重要性;

5. 提供一般采購建議，并為其所在業(yè)務(wù)單位和地區(qū)的采購從業(yè)人員給予指導(dǎo)幫助;

6. 就業(yè)務(wù)單位提交的案例向合同和財(cái)產(chǎn)委員會(CPC)提出意見;

7.支持采購組(PG)溝通并向其業(yè)務(wù)部門和地區(qū)推廣新的和修訂的采購程序、模板、系統(tǒng)以及逐步采用可持續(xù)采購做法。

注意: 如果采購授權(quán)(PA)人員不是采購審核員，則其不能授權(quán)、簽署或批準(zhǔn)在提供此類預(yù)批準(zhǔn)之前需要預(yù)批準(zhǔn)的采購活動。當(dāng)采購審核員拒絕授予合同的預(yù)審申請，且采購授權(quán)(PA)人員認(rèn)為應(yīng)建議授予合同時(shí)，采購授權(quán)(PA)人員應(yīng)要求合同和財(cái)產(chǎn)委員會(CPC)進(jìn)行審查以及給出合同授予的建議，而無需采購審核員進(jìn)行預(yù)審。相反，采購授權(quán)(PA)人員將預(yù)先澄清任何此類授予合同的請求，并應(yīng)在向合同和財(cái)產(chǎn)委員會提交的文件中以書面形式解釋采購審核員沒有預(yù)先澄清的情況; 對于合同裁定以外的采購活動，當(dāng)采購審核員拒絕提供預(yù)先批準(zhǔn)，且采購授權(quán)(PA)人員認(rèn)為應(yīng)提供批準(zhǔn)時(shí)，采購授權(quán)(PA)人員應(yīng)與采購組(PG)總干事協(xié)商，后者將作出最終的預(yù)先批準(zhǔn)決定。

采購審核員的最新名單連同提名過程的資料保存在采購組的內(nèi)聯(lián)網(wǎng)上。

聯(lián)合國項(xiàng)目事務(wù)署所有采購審核員必須在規(guī)定的完成時(shí)間內(nèi)完成聯(lián)合國項(xiàng)目事務(wù)署采購培訓(xùn)戰(zhàn)略中為這一角色設(shè)計(jì)的必修課程。

2.7 問責(zé)

聯(lián)合國項(xiàng)目事務(wù)署所有工作人員都對總干事(ED)負(fù)責(zé)，確保他們在執(zhí)行公務(wù)過程中經(jīng)常采取行動。聯(lián)合國項(xiàng)目事務(wù)署人員如采取任何違反財(cái)務(wù)條例和細(xì)則或其他相關(guān)法律文書的行動，可對此類行動的后果承擔(dān)個(gè)人責(zé)任和財(cái)務(wù)責(zé)任(財(cái)務(wù)條例和細(xì)則第103.2條)。

由于聯(lián)合國項(xiàng)目事務(wù)署在采購過程中使用公共資金，必須適當(dāng)注意確保這些資金僅用于預(yù)期用途。持有授權(quán)(DOA)許可的個(gè)人必須特別小心，以確保其行動或由其監(jiān)督的人員采取的行動符合財(cái)務(wù)條例和細(xì)則和其他相關(guān)立法文書的規(guī)定。

2.8 職責(zé)劃分

職責(zé)劃分是一種內(nèi)部控制機(jī)制，用于確保沒有單個(gè)個(gè)人或組織單位承擔(dān)一項(xiàng)以上的相關(guān)職能。聯(lián)合國項(xiàng)目事務(wù)署內(nèi)各采購單位應(yīng)保持對采購過程關(guān)鍵步驟的責(zé)任劃分。

在采購過程中，有兩個(gè)領(lǐng)域?qū)嵭新氊?zé)分離:

1) 企業(yè)資源規(guī)劃(ERP)系統(tǒng)中的采購周期(聯(lián)合國項(xiàng)目事務(wù)署)聯(lián)合國項(xiàng)目事務(wù)署根據(jù)其職能向工作人員提供簡介，該系統(tǒng)執(zhí)行以下職責(zé)劃分措施:制定采購訂單的人員不能批準(zhǔn)采購訂單;批準(zhǔn)采購訂單的人員不能批準(zhǔn)財(cái)務(wù)憑證;制定或修改供應(yīng)商的人員無批準(zhǔn)權(quán)限。核準(zhǔn)系統(tǒng)內(nèi)新供應(yīng)商的權(quán)利與采購職能分開，由聯(lián)合國項(xiàng)目事務(wù)署曼谷共享服務(wù)中心(BSSC)負(fù)責(zé)執(zhí)行;任何合理角色的組合都必須得到業(yè)務(wù)部門總干事或支持主管的批準(zhǔn)。

2)企業(yè)資源規(guī)劃(ERP)系統(tǒng)以外的采購過程下列職責(zé)劃分適用: 除第7.4.1條的規(guī)定外，為正式投標(biāo)工作而發(fā)出的邀請必須包括至少一名不參與采購過程后續(xù)各階段的人員; 評估小組符合第8.2節(jié)的規(guī)定; 在采購授權(quán)(PA)人員直接和親自進(jìn)行采購的情況下(例如，如果采購授權(quán)人員是評估小組的成員)，采購授權(quán)人員不得授予合同或采購訂單或?qū)ζ溥M(jìn)行的修改。在這種情況下，所有的合同文件，采購訂單，或其修改，必須提交給另一個(gè)采購授權(quán)人員， 其具備針對該項(xiàng)目的有效授權(quán)(DOA)和適當(dāng)?shù)氖跈?quán)級別。盡管有上述規(guī)定，采購授權(quán)人員在執(zhí)行采購程序時(shí)，仍可行使其余的授權(quán)(例如批準(zhǔn)短名單和簽署招標(biāo)文件)。

3)對一些采購單位，特別是小型采購單位，可能無法按要求將上述職能劃分開來。任何偏差必須妥善記錄在文件中，并由該單位的主管或支持主管批準(zhǔn)。在這種情況下，至少必須通過確保即使由同一個(gè)人執(zhí)行采購職能，該個(gè)人也以各種職能的身份執(zhí)行任務(wù)，來確定上述職能的劃分。 （未完待續(xù)，本文由財(cái)政部國庫司翻譯整理）

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